Bewaartermijnenbeleid
Bewaartermijnenbeleid Sportloc — Versie 2.1. Ingangsdatum van deze versie: 05-10-2026. Eerste ingangsdatum: 29-08-2026. Laatst bijgewerkt: 12-10-2026.
Artikel 1 — Doel
Dit Bewaartermijnenbeleid beschrijft hoe lang Sportloc persoonsgegevens, administratieve gegevens en overige bedrijfsinformatie bewaart. Sportloc bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een ander gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist. Dit beleid vormt een aanvulling op de Privacyverklaring.
Artikel 2 — Uitgangspunten
Sportloc hanteert de volgende uitgangspunten: gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk; wettelijke bewaartermijnen worden altijd nageleefd; na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke uitzondering geldt; uitsluitend bevoegde personen hebben toegang tot bewaarde gegevens.
Artikel 3 — Favorieten en lokale voorkeuren (geen account)
Sportloc kent geen consumentenaccounts. Favorieten en locatievoorkeuren van een consument worden opgeslagen via een cookie of vergelijkbare lokale opslag in de browser, niet in een centraal account. Deze gegevens worden automatisch verwijderd zodra de betreffende cookie verloopt of door de consument zelf wordt gewist (bijvoorbeeld bij het legen van de browsergegevens) en worden niet apart door Sportloc gearchiveerd. Zie de Cookieverklaring voor de exacte bewaartermijn per cookie.
Artikel 3a — Reserveringen
Gegevens van reserveringen via Sportloc (naam, e-mailadres, telefoonnummer, aantal deelnemers, tijdslot en status) worden bewaard tot 24 maanden na de datum van de reservering. Daarna worden ze verwijderd of geanonimiseerd.
Artikel 3b — Aanvragen bij sportaanbieders
Aanvragen die consumenten via Sportloc aan een sportaanbieder sturen, inclusief het bijbehorende IP-adres, worden bewaard tot 12 maanden na verzending.
Artikel 3c — Nieuwsbrief
Aanmeldingen die niet binnen 30 dagen zijn bevestigd, worden verwijderd. Na afmelding worden de gegevens van een abonnee binnen 24 maanden verwijderd; tot die tijd bewaren wij ze om de afmelding en de eerder gegeven toestemming te kunnen aantonen. Het IP-adres in het toestemmingslog wordt na 30 dagen verwijderd.
Artikel 3d — Websitestatistieken en cookietoestemmingen
Bezoekersgegevens van de eigen websitestatistieken van Sportloc (bezoekers-ID, sessies en gebeurtenissen) worden na maximaal 13 maanden geanonimiseerd; daarna blijven alleen samengevoegde aantallen over. Google Analytics bewaart gegevens op het niveau van gebruikers en gebeurtenissen maximaal 14 maanden. De vastlegging van cookiekeuzes, die dient als bewijs van toestemming, wordt 24 maanden bewaard.
Artikel 4 — Sportaanbiederaccounts
Gegevens van sportaanbieders worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst. Na beëindiging van de overeenkomst of sluiting van het account worden de persoonsgegevens uiterlijk 24 maanden later geanonimiseerd of verwijderd. Gegevens die op grond van de wet langer moeten worden bewaard, zoals facturen en de financiële administratie (zie artikel 7), worden gedurende de wettelijke termijn van 7 jaar bewaard en alleen nog voor dat doel gebruikt.
Artikel 4a — Potentiële sportaanbieders (leads)
Gegevens van potentiële sportaanbieders, zoals aanvragen voor informatie of een brochure en zakelijke contactgegevens uit openbare bronnen, worden maximaal 12 maanden na het verzamelen of na het laatste contact bewaard, tenzij de potentiële sportaanbieder klant wordt. Maakt iemand bezwaar tegen benadering, dan bewaren wij alleen het gegeven dat hij niet meer benaderd wil worden.
Basisvermeldingen (profielen van sportaanbieders met gegevens uit openbare bronnen) blijven online zolang de gegevens minstens elke 12 maanden opnieuw zijn gecontroleerd, aan de hand van een nieuwe versie van de bron of de website van de sportaanbieder. Een basisvermelding die 12 maanden niet opnieuw is gecontroleerd, wordt automatisch verwijderd, samen met de bijbehorende verificatiegegevens en de verzoeken onder artikel 4b.
Artikel 4b — Basisvermeldingen: volgen en melden
Verzoeken via "Laat me weten als deze aanbieder actief wordt" die niet binnen 7 dagen zijn bevestigd, worden verwijderd. Een bevestigd verzoek wordt 30 dagen na het bericht aan de bezoeker verwijderd, of na 24 maanden als de sportaanbieder niet actief wordt; afmelden verwijdert het verzoek direct. Bij meldingen via "Klopt dit niet? Laat het ons weten" worden de toelichting, het e-mailadres en de IP-code 12 maanden na afhandeling verwijderd; de reden en de afhandeling blijven bewaard als verantwoording.
Artikel 4c — Basisvermeldingen: claimen en brieven
Claims op basisvermeldingen: een claim die niet wordt afgerond, wordt na 14 dagen verwijderd. Van een afgewezen, vervallen of ingetrokken claim worden naam, e-mailadres en telefoonnummer 12 maanden na het besluit verwijderd. Een goedgekeurde claim wordt bewaard zolang het account bestaat. Claimcodes worden na gebruik of verloop verwijderd; de leesbare codes van een printronde worden gewist zodra de brieven verzonden zijn, en uiterlijk na 90 dagen.
Brieven aan sportaanbieders: gegevens over verstuurde brieven (adres, datum, retour) worden bewaard zolang de basisvermelding bestaat. Het e-mailadres van een uitnodiging per e-mail (alleen op verzoek van de onderneming) wordt na 12 maanden verwijderd.
Artikel 5 — Contactformulieren
Berichten die via het contactformulier worden verstuurd, komen binnen in de mailbox van Sportloc en worden net als andere correspondentie (zie artikel 6) maximaal 24 maanden na afhandeling bewaard. De ontvanger en het onderwerp van de bevestigingsmail die je na verzending ontvangt, worden na 12 maanden uit onze e-maillog verwijderd. Wanneer een contactverzoek leidt tot een overeenkomst, worden de relevante gegevens onderdeel van het betreffende klantdossier.
Artikel 6 — Klantenservice
Correspondentie met consumenten en sportaanbieders, waaronder klantenservicetickets en e-mail in de mailbox van Sportloc, wordt maximaal 24 maanden na afsluiting van het ticket of de correspondentie bewaard. Wanneer de correspondentie onderdeel is van een juridisch geschil of een wettelijke verplichting, kan een langere bewaartermijn gelden.
Artikel 6a — E-maillogs
Van e-mails die Sportloc verstuurt, wordt de inhoud maximaal 90 dagen bewaard. Gegevens over de verzending, zoals ontvanger, onderwerp, tijdstip en afleverstatus, worden 24 maanden bewaard. Na 24 maanden worden ontvanger en onderwerp verwijderd; alleen een technische verzendmarkering zonder contactgegevens blijft bewaard, zodat dezelfde e-mail niet nog een keer wordt verstuurd.
Artikel 7 — Facturen en financiële administratie
Facturen, creditfacturen, betalingsgegevens en overige onderdelen van de financiële administratie worden minimaal 7 jaar bewaard overeenkomstig de fiscale wetgeving.
Artikel 8 — Betalingsgegevens
Gegevens met betrekking tot betalingen, betaalstatussen, incasso's en transacties worden bewaard zolang noodzakelijk is voor: uitvoering van de overeenkomst; financiële administratie; wettelijke verplichtingen; afhandeling van geschillen.
Artikel 9 — Beveiligingslogs
Beveiligingslogs, zoals inlogpogingen, sessiegegevens, blokkeringen van IP-adressen en foutmeldingen, worden maximaal 12 maanden bewaard. Het auditlog, waarin wordt vastgelegd wie welke beheerhandeling heeft uitgevoerd, wordt langer bewaard om de juistheid van de administratie te kunnen aantonen. Na 12 maanden worden daarin het IP-adres en de browsergegevens verwijderd, en ook de omschrijving van het betrokken record als het gaat om een gebruiker, een nieuwsbriefabonnee, een lead, een aanvraag of een reservering, of als die omschrijving een e-mailadres bevat. De naam van de medewerker die de handeling uitvoerde, de naam van het betrokken bedrijf of aanbod en de beschrijving van de wijziging blijven bewaard als bewijs. Wanneer een beveiligingsincident, fraudeonderzoek of juridische procedure loopt, kunnen relevante logbestanden langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is.
Artikel 10 — Privacyverzoeken
Verzoeken tot inzage, verwijdering, rectificatie, beperking, bezwaar of dataportabiliteit worden maximaal 5 jaar na afhandeling bewaard. Dit is noodzakelijk om aan te kunnen tonen dat Sportloc aan haar wettelijke verplichtingen heeft voldaan.
Artikel 11 — Datalekken
Registraties van datalekken en beveiligingsincidenten worden maximaal 5 jaar na afsluiting van het incident bewaard, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk noodzakelijk is.
Artikel 12 — Back-ups
Back-ups worden uitsluitend gebruikt voor: herstel na storingen; herstel na beveiligingsincidenten; continuïteit van de dienstverlening. Back-ups worden automatisch overschreven of verwijderd overeenkomstig het interne back-upbeleid van Sportloc. Wanneer persoonsgegevens uitsluitend nog in een back-up aanwezig zijn, worden deze niet opnieuw actief verwerkt, tenzij herstel van het systeem dit noodzakelijk maakt.
Artikel 13 — Juridische procedures
Wanneer gegevens noodzakelijk zijn voor: een gerechtelijke procedure; een aansprakelijkheidskwestie; een fraudeonderzoek; een overheidscontrole; een lopend geschil; mogen deze gegevens worden bewaard totdat de betreffende procedure definitief is afgerond.
Artikel 14 — Vernietiging van gegevens
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens: veilig verwijderd; geanonimiseerd; of vernietigd. Sportloc zorgt ervoor dat verwijderde gegevens niet langer toegankelijk zijn voor normaal gebruik.
Artikel 15 — Evaluatie van bewaartermijnen
Sportloc beoordeelt periodiek of de gehanteerde bewaartermijnen nog aansluiten bij: de geldende wetgeving; de dienstverlening; technische ontwikkelingen; beveiligingsvereisten. Wanneer aanpassing noodzakelijk is, wordt dit beleid overeenkomstig gewijzigd.
Artikel 16 — Contact
Vragen over dit Bewaartermijnenbeleid kunnen worden gericht aan:
Privacy: privacy@sportloc.nl
Algemeen: info@sportloc.nl
Artikel 17 — Inwerkingtreding
Dit Bewaartermijnenbeleid treedt in werking op de bovenaan vermelde ingangsdatum van deze versie en vormt onderdeel van de privacy- en compliance-documentatie van Sportloc.